◆這一課會用到的工具
每一項都可以免費開始。如果你在操作當天發現某個工具改成付費，直接改用清單裡的其他免費工具，不需要為了作業付費。
- ChatGPT免費可開始
對話、文案、摘要、腳本、辦公文件、網頁草稿
- Google Gemini免費可開始
對話、看圖問問題、查即時資訊、與 Google 文件搭配
1教材
先讀一遍，不用背，看得懂就好。
前面十七課，你已經學會用 AI 寫文案、回 Email、整理會議記錄、做簡報、生圖、做網頁。但很多人學完之後回到工作崗位，還是照舊自己一個字一個字打 — 原因不是不會用，而是「不知道什麼時候該用」。這一課要解決的就是這件事。
這一課我們不學新工具，我們畫一張地圖。地圖上標的是：你這一週實際做過哪些事、哪些事會重複發生、哪些事可以交給 AI、交出去之後你每週能省下多少分鐘。畫完這張地圖，AI 才會真的進入你的日常。
第一步是「盤點」。請你誠實記下一週的工作，不要只記大事。真正吃掉時間的往往是小事：每天回同樣類型的客戶詢問、每週把五個人的進度貼成一份週報、每次活動前重打一份差不多的公告。小而重複，才是自動化的黃金礦區。
第二步是「分類」。所有任務只分三類：整理（把長的變短、把亂的變整齊，例如逐字稿變重點、雜亂資料變表格）、生成（把粗的變細，例如一句話變成一封完整的信）、量產（同一件事一次做很多版本，例如一個標題生十個）。這三類就是 AI 最強的三件事，落在這三類裡的工作，交給 AI 幾乎都會賺。
第三步是「挑三件」。不要一次全部自動化，人會撐不住。用兩個指標挑：一是「頻率」— 一週發生幾次；二是「痛感」— 做的時候你有多不想做。頻率高、痛感高的那三件，就是你的第一批。其餘的先放進待辦，之後再說。
第四步是「寫成 SOP」。SOP 就是「標準作業流程」，白話講就是一張小抄，上面寫清楚三件事：我要餵給 AI 什麼資料、我要貼哪一段固定的提示詞、我拿到結果後要檢查哪幾項。有了小抄，這件事以後不需要重新思考，也可以交給同事照做。
第五步是「估時間」。把每件事的「原本花幾分鐘」乘上「一週幾次」，減掉「用 AI 之後花幾分鐘」，就是你每週省下的時間。這個數字非常重要 — 它會讓你知道學 AI 到底有沒有回報，也是你之後說服主管或家人的證據。
最後提醒一個界線：不是所有事都該交給 AI。牽涉到個人資料、公司機密、法律責任、以及最後要由你負責的判斷，AI 可以幫你打草稿，但決策與查證永遠是你的工作。凡是會影響決策的答案，一定要自己查證 — 這句話從第 1 課講到現在，第 20 課還會再講一次。
2實作示範
- 打開瀏覽器，網址列輸入 chatgpt.com（或 gemini.google.com），畫面停留 2 秒，確認已登入狀態。
- 滑鼠點一下中央輸入框，游標開始閃爍，示意即將輸入一段比較長的指令。
- 逐字輸入盤點提示詞：「我是一位行政人員。以下是我這一週做過的事：（列出 10 項）。請幫我把它們分成整理／生成／量產三類，並標出哪些適合交給 AI。」按 Enter。
- 等待回應逐段出現，鏡頭不動。回應完成後滑鼠向下捲動，讓學員看到三類清單已經分好。
- 滑鼠圈選其中一項被歸為「量產」的工作，鏡頭放大該行，強調「這一項一週要做五次，就是首選」。
- 在同一個對話輸入第二句：「請從中挑出頻率最高、我最不想做的 3 件事，做成表格，欄位是：任務、類別、每週次數、原本花費分鐘。」按 Enter，等待表格出現。
- 表格出現後，滑鼠沿著「每週次數」那一欄由上而下移動，強調數字，說明「這欄決定優先順序」。
- 輸入第三句：「針對表格第 1 項，幫我寫一份三步驟 SOP：要餵什麼資料、要貼哪一段提示詞、拿到結果要檢查哪三項。」按 Enter。
- SOP 出現後，滑鼠圈選中間那段可以直接複製的提示詞，按 Ctrl+C，示範複製動作。
- 切換到記事本或線上文件，按 Ctrl+V 貼上，把檔名輸入為「我的 AI 自動化 SOP」，字幕壓上：「提示詞是資產，一定要存下來。」
- 最後回到對話輸入：「幫我算出這三項每週總共省下多少分鐘。」畫面停在算出的數字上，鏡頭停留 3 秒。
3可直接複製的提示詞
按一下就能複製，貼到 AI 的輸入框裡直接用。
我是一位（填入你的職業／身分）。以下是我這一週實際做過的事，包含很小的雜事：（貼上你的清單）。請把每一項分成「整理／生成／量產／不適合交給 AI」四類，用表格輸出，欄位是：任務、類別、理由（一句話）。
請從剛才的清單中，挑出「每週發生次數最多」且「最耗時或最令人厭煩」的 3 項，做成表格，欄位是：任務、類別、每週次數、原本花費分鐘、預估用 AI 之後花費分鐘。
請針對「（填入任務名稱）」寫一份三步驟 SOP：第一步我要準備／貼上什麼資料、第二步我要貼哪一段可以直接複製的提示詞、第三步我拿到結果後要檢查哪三個項目。提示詞請寫成我可以原封不動複製使用的完整句子。
以下是我的三項任務與時間資料：（貼上表格）。請幫我計算每一項每週節省的分鐘數與三項總計，並換算成每月小時數，最後用兩句話總結這對我代表什麼。
請檢查我這三項任務，是否可能涉及個人資料、公司機密或需要負法律責任的內容。若有，請指出是哪一項、風險在哪裡，以及我應該在送出前人工確認哪些地方。
4換我試試
畫出你自己的「AI 工作應用地圖」：盤點一週工作、分成三類、挑出三件、各寫一份 SOP，並算出每週省下的時間。
- 拿一張紙或打開手機備忘錄，用 5 分鐘寫下你這一週實際做過的事，至少 10 項，愈瑣碎愈好（例如「回覆客戶詢價」「整理三個人的進度」「重打活動公告」）。
- 打開瀏覽器進入 chatgpt.com 或 gemini.google.com（用你的 email 註冊或登入），貼上「一週工作盤點與分類」提示詞，把你的 10 項清單一起貼進去，讓 AI 分成整理／生成／量產／不適合四類。
- 接著貼上「挑出前三名」提示詞，請 AI 用表格挑出頻率最高、你最不想做的 3 項，並補上「原本花費分鐘」（這一欄由你自己填真實數字，不要讓 AI 猜）。
- 針對這 3 項，各貼一次「把一件事寫成 SOP」提示詞，拿到三份三步驟 SOP。每一份都要包含一段可以直接複製的提示詞。
- 把三份 SOP 複製到記事本或線上文件，命名為「我的 AI 自動化 SOP v1」，並在每份 SOP 最下方留一行空白，寫上「檢查項目」。
- 貼上「算出每週省下的時間」提示詞，得到每週與每月的節省數字，把它寫在文件最上方當成標題副標。
- 最後貼上「檢查有沒有踩到界線」提示詞，如果有任何一項涉及個資或機密，就在該份 SOP 上加註一行：「送出前必須人工確認」。
- 選其中最簡單的一項，今天就實際照著 SOP 做一次，並在文件上記下實際花了幾分鐘。
5你應該會做出什麼
- 你有一份文件「我的 AI 自動化 SOP v1」，裡面有三份各三步驟的 SOP，每份都含一段可以原封不動複製貼上的提示詞。
- 文件最上方有一個具體數字，例如「每週省下 95 分鐘、每月約 6.3 小時」，而不是模糊的「感覺變快了」。
- 你的三項任務都標好了類別（整理／生成／量產），你能說出為什麼這三項排在最前面 — 因為頻率高且痛感高。
- 至少有一項 SOP 你已經實際跑過一次，文件上記著真實耗時，可以和「原本花費分鐘」直接比較。
- 涉及個資、機密或法律責任的項目上，有明確標註「送出前必須人工確認」，你清楚知道哪些事 AI 只能出草稿。
- 這份文件可以直接交給同事照做 — 這代表你的做法已經從「個人技巧」變成「可複製的流程」。
6隨堂測驗
選一個答案，馬上看到解析。答錯也沒關係，解析才是重點。
盤點一週工作、準備挑出「最值得先交給 AI」的任務時，下列哪一個挑選標準最正確？
7這一課的重點筆記
- 學會工具不等於會用，關鍵是先畫地圖：盤點 → 分類 → 挑三件 → 寫 SOP → 算時間。
- 盤點要記小事。小而重複的工作才是自動化的黃金礦區。
- 三大分類：整理（長變短）、生成（粗變細）、量產（一次多版本）。
- 挑選標準只有兩個：頻率高、痛感高。頻率 × 每次省下的時間 = 真正的報酬。
- SOP 三行就夠：餵什麼資料、貼哪段提示詞、檢查哪幾項。
- 好的提示詞是資產，調出來一定要存檔，否則下次要重想一次。
- 每週省下的分鐘數要算出來，這是你堅持下去與說服別人的證據。
- 紅線：個資、公司機密、法律責任的內容，AI 只能出草稿，送出前必須人工確認。
- 鐵則不變：凡是會影響決策的答案，一定要自己查證。
- 第一個月只做三件，跑順了再加第四件。貪心是最常見的失敗原因。
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