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- ChatGPT免費可開始
對話、文案、摘要、腳本、辦公文件、網頁草稿
- Google Gemini免費可開始
對話、看圖問問題、查即時資訊、與 Google 文件搭配
- Google 簡報免費可開始
把 AI 產出的簡報大綱貼成真正的投影片
1教材
先讀一遍，不用背，看得懂就好。
上班族一天最花時間的不是「做決定」，而是三件雜事：把想法寫成一封得體的信、把開了一小時的會整理成別人看得懂的記錄、把一堆散亂的資料整理成一張表。這三件事有一個共同點 — 你心裡早就知道答案，只是把它寫出來很花時間。這正是 AI 最擅長的區塊。
先講 Email。同一件事至少有三種語氣：正式（對客戶、對長官、對外部單位）、一般（對同事、對合作窗口）、親近（對熟識的夥伴）。多數人寫信卡住，不是不知道要說什麼，而是拿捏不準語氣。做法很簡單：把你想說的話用最白話的方式打出來，再請 AI「用這三種語氣各寫一版，讓我挑」。挑完再改，比從空白畫面開始快非常多。
寫信還有兩個關鍵。第一是「主旨」要單獨要求，好的主旨會直接寫出對方要做什麼與期限，例如「請於週五前確認報價單內容」。第二是「難開口的信」交給 AI 先起草最划算 — 拒絕、催款、道歉、談延期，這幾種信你自己寫容易帶情緒，讓它先寫一版冷靜的，你再加上只有你知道的細節。
再來是會議記錄。這件事的正確順序是：先拿到逐字稿，再交給 AI 整理。逐字稿可以來自線上會議軟體本身的字幕或轉錄功能，也可以是你自己打的重點。拿到之後，不要只說「幫我整理」，要指定三段結構：一、決議事項；二、待辦（誰、做什麼、什麼時候之前）；三、尚未有結論、需要下次再談的事。第三段是最多人漏掉、卻最容易出事的一段。
會議記錄有一條安全底線：AI 只能整理逐字稿裡真的有的內容。如果它幫你補了一個沒人講過的決議、或幫某個人配了一個他沒答應的任務，就會變成公司內部的糾紛。所以整理完一定要加一句要求：「凡是逐字稿裡沒有明確講到的，請標記為『未確認』，不要自行推測。」
第三塊是試算表公式。很多人以為要會寫公式才能用試算表，其實現在的順序反過來了：你用白話把要算什麼講清楚，AI 給你公式，你貼進去就好。關鍵是把三件事講清楚 — 資料在哪幾欄、你要算什麼、算完要放在哪一欄。你也要告訴它你用的是 Google 試算表還是 Excel，因為兩邊的函數名稱有些不同。
公式必須驗證，而且驗證方法很簡單：找兩三筆你自己心算得出來的資料，比對公式算出來的數字對不對；再故意找一筆「空白」或「特殊情況」的資料試一次，看它會不會出錯。這一步花不到一分鐘，卻能避免你把一張算錯的表送出去。凡是會影響決策的答案，一定要自己查證 — 表格裡的數字，尤其是。
2實作示範
- 打開瀏覽器，進入任一 AI 助理網站（chatgpt.com／gemini.google.com／claude.ai 皆可），開一則新對話，畫面停 2 秒。
- 游標點進輸入框，示範 Email：輸入「我要跟客戶說原本約好的交件日要延後三天，原因是我們的供應商延遲。請用正式、一般、親近三種語氣各寫一版，每版不超過 150 字。」按 Enter。
- 三版出現後，滑鼠依序滑過三版的第一句，鏡頭放大比較用詞差異，口白指出「同一件事、三種距離感」。
- 輸入「我選正式版。請另外給我 5 個主旨，每個主旨要寫出對方要做什麼與期限。」按 Enter，畫面停在主旨清單上 3 秒。
- 切換情境示範會議記錄：先在畫面上打開一份事先準備好的逐字稿文字檔，滑鼠全選按 Ctrl+C，切回 AI 網頁按 Ctrl+V 貼上。
- 在貼上的逐字稿下方接著輸入：「請整理成三段：一、決議事項；二、待辦（誰、做什麼、什麼時候之前，用表格）；三、尚未有結論需下次討論。凡是逐字稿裡沒有明確講到的，標記為『未確認』，不要自行推測。」按 Enter。
- 結果出現後，滑鼠停在待辦表格的「負責人」欄位上，鏡頭放大，口白提醒「這一欄要回頭對照逐字稿確認，人名不能是 AI 猜的」。
- 滑鼠捲到第三段「尚未有結論」，圈選起來停 3 秒，口白說明這段是會議記錄真正的價值所在。
- 切換到試算表示範：輸入「我在 Google 試算表裡，A 欄是日期、B 欄是品項、C 欄是金額。請給我一條公式，算出 C 欄中所有品項等於『文具』的金額總和，放在 F2。請附上一句白話解釋這條公式在做什麼。」按 Enter。
- 滑鼠圈選 AI 給的公式按 Ctrl+C，切到瀏覽器另一個分頁開啟的 Google 試算表，點 F2 儲存格按 Ctrl+V 貼上，按 Enter，畫面出現計算結果。
- 滑鼠手動圈選 C 欄中兩筆「文具」的金額，畫面下方顯示總和，與 F2 的數字並排比對，口白說明「這就是驗算」。
- 畫面停在對得上的兩個數字上，字幕壓上：「公式一定要驗算，數字一定要自己查證。」
3可直接複製的提示詞
按一下就能複製，貼到 AI 的輸入框裡直接用。
我要跟客戶說原本約好的交件日要延後三天，原因是供應商延遲，我們會在延後後的日期準時交付。請用正式、一般、親近三種語氣各寫一版信件內文，每版不超過 150 字，都不要過度道歉、也不要推卸責任。
請幫這封信寫 5 個主旨。每個主旨都要在 20 字以內，而且要讓對方一眼看出「他要做什麼」與「期限是什麼」，不要只寫事情名稱。
請幫我寫一封催款信，對方是合作兩年的老客戶，款項已逾期兩週。語氣要客氣但清楚，先感謝合作、再說明款項狀況、最後給一個具體的處理方式與回覆期限。不要出現任何指責或威脅的字眼，不超過 180 字。
以下是一段會議逐字稿。請整理成三段：一、決議事項；二、待辦事項，用表格呈現「負責人／要做什麼／完成期限」；三、尚未有結論、需要下次討論的事。凡是逐字稿裡沒有明確講到的內容，請標記為「未確認」，絕對不要自行推測或補充。逐字稿如下：
我在 Google 試算表裡，A 欄是日期、B 欄是品項、C 欄是金額。請給我一條公式，算出所有 B 欄等於「文具」的 C 欄金額總和，我要把它放在 F2。請同時用一句白話解釋這條公式在做什麼，並告訴我如果 C 欄有空白格會不會出錯。
以下是我從訊息裡複製出來的雜亂報名資料。請整理成表格，固定四個欄位：姓名、聯絡方式、報名場次、備註。無法判斷的欄位請填「未提供」，不要自行猜測。整理完請告訴我共有幾筆、以及哪幾筆資料不完整。
4換我試試
用今天的三個方法，實際完成一封可以寄出的信、一份可以發出的會議記錄，以及一條能在你的試算表裡跑起來的公式。
- 打開瀏覽器，進入 chatgpt.com、gemini.google.com 或 claude.ai，用你的 email 註冊或登入，開一則新對話。
- Email 練習：挑一件你這週真的要寄的信，先用最白話的方式把要說的話打出來，請 AI 用正式、一般、親近三種語氣各寫一版，挑一版後再請它單獨給你 5 個主旨。
- 把選定的信件內文和主旨貼進你的信箱草稿，補上只有你知道的細節（日期、金額、對方稱呼），先存成草稿不要寄出。
- 會議記錄練習：找一段逐字稿 — 可以是線上會議軟體產生的轉錄文字，也可以是你自己打的會議重點 — 貼給 AI，要求整理成決議、待辦（負責人／事項／期限表格）、未有結論三段，並加上「逐字稿沒有明確講到的請標記未確認」。
- 拿整理好的記錄逐項對照逐字稿，特別確認每個待辦的負責人與期限是不是真的有人講過，把任何 AI 自行推測的部分刪掉或改成「未確認」。
- 試算表練習：打開一份你自己的 Google 試算表或 Excel，用白話向 AI 描述「資料在哪幾欄、要算什麼、結果放哪一欄」，並註明你用的是哪一種軟體，取得公式。
- 把公式貼進儲存格執行，然後驗算：手動圈選幾筆資料比對總和，再故意用一筆空白或特殊資料測試一次；若結果不對，把錯誤訊息或錯誤數字貼回去請 AI 修正。
- 最後把這三段成功的提示詞複製到記事本，存成「我的辦公三件套提示詞」，之後同類工作直接換內容重用。
5你應該會做出什麼
- 你的信箱裡有一封已完成、待你按下寄出的草稿，主旨明確寫出對方要做什麼與期限，內文語氣是你從三個版本中挑選過的，而不是勉強接受的第一版。
- 你手上有一份三段式會議記錄：決議、待辦表格（負責人／事項／期限）、以及尚未有結論的項目 — 第三段通常會讓你想起一件原本會被漏掉的事。
- 你至少會抓到一處 AI 自行推測的內容，例如把某個沒人明確答應的任務配給了某個人，而你把它改成了「未確認」。
- 你的試算表某個儲存格裡有一條真的在運算、而且數字正確的公式，而你完全沒有自己寫過任何函數。
- 你完成過一次驗算：手算的總和與公式算出的數字一致；或者不一致而你把問題貼回去改到一致 — 兩種情況你都學到了驗算的價值。
- 你的記事本裡有一份「我的辦公三件套提示詞」，包含寫信、會議記錄、試算表三段可重複使用的提示詞。
6隨堂測驗
選一個答案，馬上看到解析。答錯也沒關係，解析才是重點。
請 AI 把會議逐字稿整理成會議記錄時，下列哪一個要求最能避免日後的糾紛？
7這一課的重點筆記
- Email 三語氣：正式（客戶／長官）、一般（同事）、親近（熟識夥伴）。先白話打出來，再要三版。
- 主旨要單獨要一次，好主旨＝對方要做什麼＋期限，例如「請於週五前確認報價單內容」。
- 難開口的信最值得讓 AI 起草：拒絕、催款、道歉、談延期，它幫你買到的是冷靜。
- 會議記錄三段：一決議、二待辦（誰／做什麼／期限）、三尚未有結論需下次談。
- 會議必加句型：「逐字稿裡沒有明確講到的，請標記為未確認，不要自行推測。」
- 試算表白話三要素：資料在哪幾欄、要算什麼、結果放哪一欄；並註明 Google 試算表或 Excel。
- 請 AI 順便用一句白話解釋公式在做什麼，你才看得懂、改得動。
- 驗算法：拿 2～3 筆心算得出的資料比對，再用一筆空白或特殊資料測試。
- 公式出錯時，把錯誤訊息原封不動貼回去請它修，比自己猜快得多。
- 鐵則：凡是會影響決策的答案（尤其是數字與人名），一定要自己查證。
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